Exchange in Cloud

Outlook 2016 et Exchange

Vous avez fait le choix d’une messagerie Exchange vous allez possiblement utiliser le client de messagerie de Microsoft : Outlook.

Le présent guide vous aidera à paramétrer votre compte de messagerie puis à vous servir des principales fonctionnalités d’Outlook 2016.

Lors de la configuration de votre compte, grâce à l’autodiscover, vous aurez juste à configurer votre adresse mail et le mot de passe.

Créer un compte de messagerie sur Outlook 2016

Pour crée un compte Exchange dans Outlook, il est  nécessaire que le logiciel Outlook soit fermé. Vérifier en premier lieu que le logiciel ne fonctionne pas puis rendez-vous dans le panneau de configuration Windows 10.

Faites un clic droit sur l’écran d’accueil de Windows 10 et sélectionnez Paramètres puis Compte.

Et ensuite Compte de messagerie et d’application.

 

Ensuite Ajouter un compte.

Dans la fenêtre qui apparaît sélectionnez Exchange.

 

Une fenêtre s’ouvre. Ajoutez votre adresse de messagerie.

 

Entrez votre mot de passe.

 

Et voilà !

 

Fonctionnalités spécifiques à Exchange

Nous allons voir dans les points qui suivent, les fonctions d’Outlook 2013 spécifiques à Exchange. Nous verrons ici :

  • Calendriers personnels et partagés
  • Réservations de salles et de ressources
  • Délégations d’accès
  • Synchronisation avec les smartphones

Gestion des calendriers

Lors de la création d’un compte Exchange, un calendrier (associé à votre compte) est créé et s’affiche dans Outlook. Ce calendrier est accessible via Outlook Web Access, via Outlook ou via un smartphone. Chaque événement ajouté depuis un de ces périphériques apparaît sur tous les autres périphériques synchronisés.

Il est possible de créer plusieurs agendas, par exemple un agenda professionnel, un agenda privé et un agenda dédié à une occupation particulière et de tous les associer à son compte Exchange. Cela rend ces agendas accessibles depuis n’importe où et permet de les partager avec les autres membres de sa société. Nous allons maintenant voir comment procéder.

Tout d’abord, dans la partie inférieure gauche cliquez sur Calendrier

 

Vos différents calendriers s’affichent dans la partie Vos Calendriers

Pour ajouter un calendrier, sélectionner Ouvrir le calendrier dans la partie supérieure et sélectionnez Créer un calendrier vide.

Choisissez le dossier calendriers de votre compte Exchange pour synchroniser votre calendrier avec votre compte puis cliquez sur ok.

 

Partager un calendrier

Exchange vous offre de partager votre calendrier avec un membre de votre société. Ce partage n’est possible qu’avec une personne dont le domaine de messagerie est le même que vous. Ce partage permettra à la personne de votre choix de voir votre calendrier en temps réel, mais aussi si vous le souhaitez de modifier, créer, supprimer des événements dans votre calendrier.

Pour partager votre calendrier, cliquez sur l’icône suivante dans la partie supérieure droite :

Une fenêtre d’envoi de mail apparaît, entrez en destinataire(s) le ou les contact(s) avec qui vous souhaitez partager votre calendrier et choisissez bien Autoriser le destinataire à afficher votre calendrier

Cliquez sur Envoyer et il suffira aux destinataires d’accepter l’invitation pour que le calendrier s’affiche dans leur calendrier dans le groupe Autres calendriers

Ouvrir un calendrier partagé

Il est possible d’ouvrir un calendrier dont on a un droit d’accès sans passer par l’envoi d’un mail de partage, cette manipulation est aussi utile si, suite à une mauvaise manipulation, un agenda partagé ne s’affiche pas après avoir accepté un mail de partage.

Pour cela, et si on a bien les droits de lecture d’un agenda, cliquez sur Ajouter un calendrier dans la partie supérieure et sélectionner À partir d’un fichier. Après avoir enregistrer le fichier sur votre ordinateur, choisissez le fichier concerné et validez. Le calendrier apparaîtra dans les Autres calendriers.

Gérer l’affichage des calendriers

Maintenant que plusieurs calendriers vous sont disponibles vous pouvez gérer la manière dont ils s’affichent pour plus de clarté. Vous pouvez afficher vos calendriers côte à côte, ou, si vous le souhaitez, vous pouvez combiner vos calendriers en cliquant sur la petite flèche apparaissant à gauche du nom de votre calendrier dans la vue globale.

Comptes de ressource

Exchange gère les comptes de ressource, c’est-à-dire des agendas dédiés à des salles ou des équipements. Ces calendriers sont administrables par une ou plusieurs personnes de votre choix et possèdent les propriétés suivantes :

_ Compte ne pouvant accepter qu’un seul événement en même temps (empêche les réservations croisées)

_Auto acceptation d’événements possibles

_Hôtes de réunions

Pour créer un compte de ressource, contactez le support client Alinto supportpro[at]alinto.net en spécifiant l’adresse mail souhaitée et le ou les délégués qui vont gérer ce compte de ressource.

Une fois un compte de ressource créé il est possible pour un utilisateur, via Nouvelle réunion dans la partie agenda, de réserver cette ressource en l’invitant à un évènement.