Exchange in Cloud, Messagerie pour Entreprises

Outlook 2013 et Exchange

Vous avez fait le choix d’une messagerie Exchange ce qui implique que vous allez utiliser le client de messagerie de Microsoft : Outlook. Le présent guide vous aidera à paramétrer votre compte de messagerie puis à vous servir des principales fonctionnalités d’Outlook.

Lors de la configuration de votre compte, un serveur de messagerie vous sera demandé. Dans l’exemple, le serveur renseigné est casarray.exchange2010.local

Il est important, lors de la configuration de votre logiciel de messagerie :

  • d’écrire votre login en lettres minuscules
  • de saisir votre nom de compte complet votrelogin@votre nom de domaine

Créer un compte de messagerie sur Outlook 2013

Pour crée un compte Exchange dans Outlook, il est  nécessaire que le logiciel Outlook soit fermé. Vérifier en premier lieu que le logiciel ne fonctionne pas puis rendez-vous dans le panneau de configuration Windows 8.

Faites un clic droit sur l’écran d’accueil de Windows 8 et sélectionnez Toutes les Applications ensuite tout à droite dans la colonne Système Windows sélectionnez Panneau de Configuration.

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Une fois dans le panneau de configuration, en haut à droite sélectionnez un affichage par grandes icônes en cherchez ensuite Courrier dans la liste.

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Dans la fenêtre qui apparaît sélectionnez Comptes de messagerie.

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Une fenêtre s’ouvre. Dans l’onglet Messagerie, cliquez sur Nouveau.

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Choisissez ensuite Configuration manuelle ou types de serveur supplémentaires puis cliquez sur Suivant

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Choisissez Microsoft Exchange Serveur ou un service compatible et cliquez à nouveau sur le bouton Suivant.

Voici maintenant la fenêtre avec les éléments principaux de votre compte de messagerie.

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Serveur : casarray.exchange2010.local

Nom d’utilisateur : votre adresse de messagerie complète

Avant de valider, cliquez sur Paramètres supplémentaires puis dans l’onglet connexion

sélectionner se connecter à Microsoft Exchange avec HTTP

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Ensuite cliquez sur Paramètres proxy Exchange et :

Entrez exchangeincloud.com comme URL de connexion

Pour finir sélectionnez l’authentification de base

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Validez toutes les fenêtres puis cliquez sur Suivant dans la fenêtre d’ajout du compte. Votre compte est à présent configuré et apparaîtra au prochain lancement d’Outlook.

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Fonctionnalités spécifiques à Exchange

Nous allons voir dans les points qui suivent, les fonctions d’Outlook 2013 spécifiques à Exchange. Nous verrons ici :

  • Calendriers personnels et partagés
  • Réservations de salles et de ressources
  • Délégations d’accès
  • Synchronisation avec les smartphones

Gestion des calendriers

Lors de la création d’un compte Exchange, un calendrier (associé à votre compte) est créé et s’affiche dans Outlook. Ce calendrier est accessible via Outlook Web Access, via Outlook ou via un smartphone. Chaque évèéement ajouté depuis un de  ces périphériques apparaît sur tous les autres périphériques synchronisés.

Il est possible de créer plusieurs agendas, par exemple un agenda professionnel, un agenda privé et un agenda dédié à une occupation particulière et de tous les associer à son compte Exchange. Cela rend ces agendas accessibles depuis n’importe où et permet de les partager avec les autres membres de sa société. Nous allons maintenant voir comment procéder.

Tout d’abord, dans la partie inférieure gauche cliquez sur Calendrier

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Vos différents calendriers s »affichent dans la partie Mes Calendriers

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Pour ajouter un calendrier, sélectionner Ouvrir le calendrier dans la partie supérieure et sélectionnez Créer un calendrier vide.

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Choisissez le dossier calendriers de votre compte Exchange pour synchroniser votre calendrier avec votre compte puis cliquez sur ok.

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Partager un calendrier

Echange vous offre de partager votre calendrier avec un membre de votre société. Ce partage n’est possible qu’avec une personne dont le domaine de messagerie est le même que vous. Ce partage permettra à la personne de votre choix de voir votre calendrier en temps réel, mais aussi si vous le souhaitez de modifier, créer, supprimer des événements dans votre calendrier.

Pour partager votre calendrier, cliquez sur l’icône suivante dans la partie supérieure droite :

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Une fenêtre d’envoi de mail apparaît, entrez en destinataire-s le ou les contact-s avec qui vous souhaitez partager votre calendrier et choisissez bien Autoriser le destinataire à afficher votre calendrier

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Cliquez sur Envoyer et il suffira aux destinataires d’accepter l’invitation  pour que le calendrier s’affiche dans leur calendrier dans le groupe Calendriers partagés

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Il est possible de définir des droits particuliers pour certaines personnes si vous souhaitez qu’elles aient un accès en écriture à votre agenda. Pour cela, faites un clic droit sur votre calendrier puis sélectionnez Propriétés. Dans l’onglet Autorisation d’accès vous pouvez spécifier très précisément des droits pour chaque personne de votre société si vous le souhaitez.

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Ouvrir un calendrier partagé

Il est possible d’ouvrir un calendrier dont on a un droit d’accès sans passer par l’envoi d’un mail de partage, cette manipulation est aussi utile si, suite à une mauvaise manipulation, un agenda partagé ne s’affiche pas après avoir accepté un mail de partage.

Pour cela, et si on a bien les droits de lecture d’un agenda, cliquez sur Ouvrir le calendrier dans la partie supérieure et sélectionner A partir du carnet d’adresse. Choisissez la personne qui vous a partagé son calendrier et validez. Le calendrier apparaîtra dans les Calendriers partagés.

Gérer l’affichage des calendriers

Maintenant que plusieurs calendriers vous sont disponibles vous pouvez gérer la manière dont ils s’affichent pour plus de clarté. Vous pouvez afficher vos calendriers côte à côte, ou, si vous le souhaitez, vous pouvez combiner vos calendriers en cliquant sur la petite flèche apparaissant à gauche du nom de votre calendrier dans la vue globale.

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Comptes de ressource

Exchange gère les comptes de ressource, c’est-à-dire des agendas dédiés à des salles ou des équipements. Ces calendriers sont administrables par une ou plusieurs personnes de votre choix et possèdent les propriétés suivantes :

_ Compte ne pouvant accepter qu’un seul événement en même temps (empêche les réservations croisées)

_Auto acceptation d’événements possibles

_Hôtes de réunions

Pour créer un compte de ressource, contactez le support client Alinto supportpro[at]alinto.net en spécifiant l’adresse mail souhaitée et le ou les délégués qui vont gérer ce compte de ressource.

Une fois un compte de ressource créé il est possible pour un utilisateur, via Nouvelle réunion dans la partie agenda, de réserver cette ressource en l’invitant à un évènement.

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Délégation d’accès

Grâce à Exchange, il est possible d’affiner les paramètres de partage de son compte pour donner l’accès à un ou plusieurs éléments de con compte à un ou plusieurs collaborateurs. Ces aspect est extrêmement modulable.

Pour ce faire, dans la partie Fichiers sélectionnez Paramètres du compte puis Accès délégué.

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Ajoutez ensuite la personne que vous souhaitez nommer comme délégué dans le carnet d’adresse de la société.

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Une fenêtre s’affiche alors, vous permettant de définir les droits que vous souhaitez pour ce délégué.

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>> Télécharger le tutoriel Exchange 2010 et Outlook 2013